MeetFlow

Descripción/ Contexto

Durante este proceso se generan y gestionan diferentes tipos de información y estados:

Salas y enlaces de reunión.

Participantes.

Roles de host y participante.

Estado de micrófono y cámara.

Estado de conexión.

Solicitudes de ingreso.

Compartición de pantalla.

Mensajes de chat.

Agenda de reuniones.

Historial de reuniones.

Actualmente, utilizar soluciones externas para realizar reuniones puede limitar el control de la organización sobre la experiencia, la integración con sus propios procesos y la evolución futura de la plataforma.

Además, una solución de videoconferencia presenta desafíos técnicos que van más allá de una aplicación CRUD tradicional, ya que requiere gestionar comunicación en tiempo real, conexiones variables, permisos, señalización y estados distribuidos.

El problema no está únicamente en crear una sala de reunión, sino en garantizar que los participantes puedan conectarse, comunicarse y colaborar de manera estable mientras el sistema administra correctamente los diferentes estados de la reunión.

Ante una interrupción, un problema de conexión o una solicitud de acceso, la plataforma necesita poder responder rápidamente:

¿Quién está conectado, qué permisos tiene, cuál es su estado de conexión, quién puede ingresar, qué recursos está compartiendo y qué ocurrió durante la reunión?

MeetFlow busca resolver esta problemática mediante una plataforma centralizada de reuniones de video, comunicación y colaboración remota en tiempo real.

Problema/ Dolor del negocio

La utilización de diferentes herramientas y una gestión fragmentada de las reuniones genera una serie de problemas operativos y tecnológicos.

Dificultad para gestionar reuniones en una única plataforma

La creación de salas, invitaciones, accesos y reuniones puede depender de diferentes herramientas o plataformas externas.

Esto dificulta mantener un flujo integrado desde la planificación de la reunión hasta su finalización.

Complejidad de la comunicación en tiempo real

Una videollamada requiere mantener una comunicación constante entre múltiples participantes.

Esto implica gestionar:

Audio.

Video.

Conexiones.

Desconexiones.

Reconexiones.

Estado de participantes.

Permisos.

Compartición de pantalla.

Una modificación realizada por un participante debe reflejarse correctamente en el resto de los usuarios conectados.

Problemas de conexión

La calidad de una reunión depende de las condiciones de red de cada participante.

Una conexión puede:

Perder estabilidad.

Interrumpirse.

Recuperarse.

Cambiar de calidad.

Desconectarse temporalmente.

La plataforma debe poder detectar estos cambios y permitir que el usuario continúe la reunión o se reconecte sin perder completamente el contexto.

Dificultad para controlar el acceso

Las reuniones pueden requerir diferentes niveles de acceso y control.

El anfitrión necesita poder determinar:

Quién puede ingresar.

Quién está esperando.

Quién fue aprobado.

Quién fue rechazado.

Quién puede administrar determinados controles.

Sin una gestión centralizada, controlar el acceso puede resultar más complejo y generar una experiencia poco consistente.

Falta de trazabilidad de las reuniones

La información de una reunión puede quedar limitada al momento en que ocurre la videollamada.

Esto dificulta disponer de un historial organizado sobre:

Reuniones realizadas.

Participantes.

Fecha y horario.

Duración.

Sala utilizada.

Estado de la reunión.

Falta de una experiencia integrada

La organización necesita que la creación de una reunión, el ingreso de participantes, la comunicación y el cierre de la sesión formen parte de un mismo flujo.

Cuando estas actividades dependen de diferentes herramientas, aumenta la complejidad para los usuarios y para la administración.

Oportunidad

La oportunidad consiste en transformar el proceso actual en un flujo digital integrado de reuniones, donde la creación de una sala, el acceso de participantes, la comunicación en tiempo real y el historial permanezcan vinculados durante todo el ciclo.

El sistema debería permitir pasar de:

Creación de sala → Generación de enlace → Solicitud de ingreso → Aprobación → Reunión → Comunicación → Reconexión → Finalización → Historial

manteniendo el estado y la información asociada durante todo el ciclo.

El objetivo no es simplemente crear una aplicación que permita realizar una videollamada.

El objetivo es construir una plataforma propia de comunicación en tiempo real, donde los usuarios puedan conectarse, interactuar y colaborar mientras el sistema administra los permisos, estados de conexión y diferentes componentes de la reunión.

CRITERIO DE ÉXITO DEL PROYECTO

El proyecto será exitoso si un usuario puede crear una reunión, compartir el enlace, permitir el ingreso de participantes y desarrollar una sesión de video y audio en tiempo real, manteniendo correctamente los permisos, estados de conexión, chat, compartición de pantalla y continuidad de la reunión ante cambios o interrupciones de conectividad.