Ediflow

Descripción/ Contexto

Durante este proceso se generan y utilizan diferentes tipos de información:

Datos de edificios y unidades.

Información de propietarios y residentes.

Registro de personal.

Visitantes y autorizaciones de acceso.

QR y registros de ingreso.

Deliveries y correspondencia.

Reservas de espacios comunes.

Solicitudes de mudanza.

Incidentes y reportes.

Solicitudes de mantenimiento.

Comunicaciones y notificaciones.

Actualmente, gran parte de esta información puede encontrarse distribuida entre portería, WhatsApp, planillas, proveedores y sistemas de acceso independientes, lo que dificulta mantener una visión completa y actualizada de la operación de cada edificio.

El problema no está únicamente en la cantidad de información, sino en la falta de una gestión centralizada y trazable.

Ante una consulta, un incidente, una autorización o una solicitud de un residente, la administración necesita poder responder rápidamente:

¿Qué ocurrió, en qué unidad, quién está involucrado, qué autorización existe, quién gestionó la solicitud y qué acciones se realizaron?

CondoTrack busca resolver esta problemática mediante una plataforma centralizada de gestión, comunicación y trazabilidad de la operación cotidiana de edificios y condominios.

Problema/ Dolor del negocio

La gestión mediante diferentes canales y sistemas independientes genera una serie de problemas operativos.

Información dispersa

La información de residentes, propietarios, accesos, deliveries, reservas y solicitudes puede encontrarse distribuida entre diferentes herramientas y personas.

Esto dificulta tener una visión completa de lo que ocurre en cada edificio.

Falta de trazabilidad

Una solicitud o incidente puede comenzar con un mensaje de WhatsApp, continuar con una comunicación a recepción y finalizar con una acción de mantenimiento, sin que exista un registro único de todo el proceso.

Esto dificulta conocer:

Quién realizó la solicitud.

Cuándo se realizó.

Quién la gestionó.

Qué acciones se realizaron.

Cuál fue el resultado.

Gestión manual de accesos

El control de visitantes puede depender de registros manuales o sistemas de acceso separados.

Esto puede generar:

Demoras en recepción.

Dificultad para validar autorizaciones.

Registros incompletos.

Mayor carga operativa para el personal.

Gestión fragmentada de deliveries y correspondencia

La recepción de paquetes y correspondencia requiere identificar al residente, registrar la recepción y notificarle que existe una entrega.

Cuando este proceso se realiza manualmente, puede generar demoras, pérdida de información y dificultades para conocer el estado de cada entrega.

Dificultad para gestionar espacios comunes

Las reservas de salones, parrillas, coworking, canchas u otros espacios pueden administrarse mediante planillas o mensajes.

Esto puede provocar:

Reservas duplicadas.

Conflictos de horarios.

Falta de disponibilidad actualizada.

Dificultad para consultar el historial de reservas.

Falta de seguimiento de solicitudes e incidentes

Los residentes pueden reportar problemas de mantenimiento, incidentes o solicitudes por diferentes canales.

Esto dificulta centralizar y realizar seguimiento de:

Solicitudes pendientes.

Incidentes.

Mantenimientos.

Responsables.

Estados.

Resoluciones.

Falta de indicadores

La información existente no está necesariamente estructurada para generar indicadores sobre:

Accesos.

Visitantes.

Deliveries.

Reservas.

Mudanzas.

Incidentes.

Mantenimiento.

Solicitudes de residentes.

Oportunidad

La oportunidad consiste en transformar la operación actual en un flujo digital centralizado y trazable, donde la información de cada edificio, unidad y residente permanezca vinculada con las diferentes actividades que se realizan.

El sistema debería permitir pasar de:

Edificio → Unidad → Residente → Accesos → Deliveries → Reservas → Mudanzas → Incidentes → Mantenimiento → Notificaciones

manteniendo la información asociada durante todo el ciclo.

El objetivo no es simplemente reemplazar WhatsApp, planillas o registros manuales por una pantalla.

El objetivo es construir una fuente única de información para la operación del edificio, donde administración, recepción y residentes puedan consultar y gestionar rápidamente la información que corresponde a cada uno, manteniendo un historial de las acciones realizadas.

CRITERIO DE ÉXITO DEL PROYECTO

El proyecto será exitoso si un usuario puede seleccionar un edificio o una unidad y, sin necesidad de buscar información en diferentes sistemas, planillas, chats o registros, consultar la información relevante de residentes, accesos, deliveries, reservas, mudanzas, incidentes y solicitudes, junto con el historial de las acciones realizadas.